Oftmals haben wir das Gefühl, dass die Bemühungen, die wir während unserer Arbeitszeit aufbringen, um unsere Aufgaben verantwortungsvoll zu erfüllen, nicht im Verhältnis zu der erbrachten Leistung stehen und dass wir nicht genug Zeit haben, um alles zu erledigen, was wir uns vorgenommen haben. Wir leiden unter Stress und kommen in einen Teufelskreis, der uns noch leistungsunfähiger macht. Experten auf dem Gebiet der Produktivität empfehlen, eine Reihe von Regeln zu befolgen, um unseren Arbeitstag zu optimieren und zufriedener an die Arbeit zu gehen; bei einigen handelt es sich umGewohnheiten am Arbeitsplatz selber und bei anderen um gesunde Lebensgewohnheiten im Alltag, die sich auf unsere beruflichen Leistungen auswirken.
Bevor wir die 18 Ratschläge zur Steigerung unserer Produktivität aufzeigen, wollen wir auf eine fundamentale Idee aufmerksam machen, die wir beachten sollten: mehr Stunden zu arbeiten, bedeutet nicht, dass wir bessere Arbeitskräfte sind – im Gegenteil, es kann zeigen, dass wir etwas nicht richtig machen.
1. Unsere Ziele genau definieren
Es ist fundamental, zu wissen, welche Ziele wir haben und was wir damit erreichen wollen.
2. Unser Arbeitspensum nach den Zielen, die wir uns gesteckt haben, planen
Nachdem wir unsere Vorsätze klar definiert haben, müssen wir uns fragen, wie und wann wir sie umsetzen wollen. Unsere Vorgehensweise gut durchzuplanen, ist hilfreich, um uns die zur Verfügung stehenden Mittel – unter anderem Zeit – zu veranschaulichen und die vorgesteckte Marschroute nicht aus den Augen zu verlieren.
3. Unsere Aktivität fokussieren
Unsere Umgebung und Unvorhergesehenes können leicht unseren Alltag beeinflussen, aber wenn wir genau wissen, worauf wir unsere Arbeit konzentrieren müssen, minimieren wir die Ablenkungen. Wie bereits Steve Jobs es ausdrückte: „Konzentriere dich auf das wirklich Wichtige.“ Ständige Unterbrechungen vermindern die Leistung merklich.
4. Prioritäten für Aufgaben setzen
Man muss zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden und entscheiden, welchen Aufgaben wir Priorität geben, damit sie nicht plötzlich „eilig“ werden und wir in Stress geraten.
5. Lernen, Nein zu sagen
In manchen Gesellschaften ist die Idee, dass ein „Nein“ unhöflich ist, tief verwurzelt. Aber manchmal ist es einfach notwendig, Nein zu sagen: Man sollte eine Anfrage höflich ablehnen und die richtigen Worte finden, damit sich niemand gekränkt fühlt.
6. Unnötige Versammlungen meiden
Besprechungen nehmen viel Zeit in Anspruch und sind nicht immer unbedingt notwendig. Wir sollten versuchen, nur an den unbedingt erforderlichen Versammlungen teilzunehmen.
7. Lernen, Besprechungen einzuberufen und zu führen
Alle Einberufungen zu einer Besprechung sollten eine Tagesordnung mit einem klaren Zeitplan haben: wann beginnt die Versammlung, wie viel Zeit ist dafür angesetzt, aus welchem Grund wird sie geführt und welche Themen werden behandelt. Die Beiträge der Teilnehmer sollten konstruktiv sein: Wer eine negative Kritik einbringt, muss Alternativen vorschlagen, die Verbesserungen bringen.
Während einer Besprechung wird möglicherweise entschieden, Handlungen durchzuführen. Es muss klar herausgestellt werden, wer die Verantwortung für die einzelnen Aufgaben übernehmen soll, welche Zeiträume dafür zur Verfügung stehen und wer davon unterrichtet werden muss.
8. Emails richtig verwalten
Es gibt keinen Grund, alle Emails, die wir erhalten, sofort zu beantworten. Wir sollten unseren guten Menschenverstand und klare Kriterien einsetzen, um abzuwägen, welche Emails sofort beantwortet werden müssen und welche auf später verschoben werden können. Eine Möglichkeit ist, dem Sender eine Empfangsbestätigung zu schicken mit dem Hinweis, dass wir später genauer darauf eingehen werden. Wir sollten aber keine Email mehrere Tage unbeantwortet lassen.
Video der legendären Rede, die der Apple-Gründer Steve Jobs 2005 in Stanford hielt (auf Englisch).
9. Gute Beziehungen zu anderen aufbauen
Ein gutes Arbeitsverhältnis ohne Reibungspunkte bringt die Entspannung, die notwendig ist, um die Zeit gut zu nutzen, kreativer zu sein und die Hilfe anderer zu erbitten, wenn wir sie brauchen.
10. Lernen, Aufgaben zu delegieren
Verantwortlicher für eine Abteilung oder ein Projekt zu sein, bedeutet nicht, alle Arbeitsaufgaben selber übernehmen zu müssen. Lernen, die Verantwortung abzugeben und Funktionen an andere zu delegiern – vor allem wenn andere effizienter sein können als wir – ist eine intelligente Art, Zeit, Verantwortungen und Arbeitsteams zu verwalten.
11. Pausen einlegen
Alle 60 Minuten sollten wir eine kleine Pause einlegen, die Beine ausstrecken und den Kopf abschalten. Wenn wir dann zur Arbeit zurückkehren, sind wir produktiver. Pausen einzulegen bedeutet nicht, Zeit zu verlieren, sondern die Fähigkeit wiederzuerlangen, voll leistungsfähig zu arbeiten – besonders, wenn unsere Tätigkeit Konzentration erfordert.
12. Unsere Umgebung verlassen, wenn es notwendig ist
Gelegentlich kann es in Stresssituationen oder bei Übermüdung zu einer Blockade kommen. Dann gibt es für verantwortungsvolle Menschen keinen Grund, im Büro zu bleiben, um „den Schein zu wahren“. Experten empfehlen zur Lösung dieser Situation einen Spaziergang oder die Heimfahrt, um eventuell dort weiterzumachen.
13. Zeit für unsere Hobbys finden
Menschen, die neben der Arbeit andere Interessen haben, sind wesentlich produktiver am Arbeitsplatz, aber auch kreativer, wenn es um die Lösungsfindung von Problemen geht. Das ist verständlich, denn Kreativität steht in einem engen Zusammenhang mit der Verknüpfung von Ideen, die auf den ersten Blick keinen Bezug zueinander haben. Je mehr Erfahrungen wir haben und je reichhaltiger unser Leben ist, umso mehr Verbindungen erkennen wir in unserer Umgebung.
14. Gesunde Ernährung und Bewegung
Eine ausgewogene Kost liefert uns die notwendige Energie, um leistungsfähig zu sein und keine schädlichen Folgen einer Ernährung auf der Grundlage von Fast Food zu erleiden. Sport hilft, Stress fernzuhalten. Wenn wir den einen oder anderen Kaffee oder Tee durch Wasser ersetzen, schlägt sich das auch auf unseren Organismus und unsere Leistungsfähigkeit nieder.
15. Risikofreude zeigen
Viele Unternehmen wollen Veränderungen einführen, um zu innovieren und ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern. Aber sie haben Angst, Fehler zu begehen. Man muss bereit sein, Risiken einzugehen und die möglichen Fehler als eine lehrreiche Erfahrung zu akzeptieren. Gute Geschäftsführer fördern diese Unternehmenskultur.
16. Ordnung am Arbeitsplatz halten
Zu wissen, wo die Dinge sind und sie schnell zur Stelle zu haben, wenn wir sie brachen, hilft, Zeit zu sparen.
17. Unsere Arbeit und die der anderen bewerten
Es ist gut, ab und zu Abstand zu nehmen und sich zu fragen, ob wir unsere Arbeit gern tun. Wenn die Antwort Ja ist, sollten wir die Chance nutzen, in unserem Beruf weiterzukommen; wenn die Antwort Nein ist, müssen wir vielleicht über einen Wechsel nachdenken. Gute Chefs erkennen wertvolle Mitarbeiter und zögern nicht, ihre Anerkennung deutlich zum Ausdruck zu bringen, was wiederum die Motivation derjenigen fördert, die gute Arbeit leisten. Ein verkannter Mitarbeiter wird sich früher oder später überlegen, den Arbeitsplatz zu wechseln.
18. Unseren Arbeitsplatz verschönern, um sich wohlzufühlen
Farben haben eine große Wirkung auf unser Gemüt. Am besten sollten wir neutrale Farben als Basis aussuchen und die sekundären Farben so wählen, dass sie dem Gemütszustand entsprechen, den wir an den einzelnen Orten erzeugen möchten (grob gesagt wirken Weiß, Blau, Grün, Erdfarben und Grautöne entspannend, während Rot, Orange und Gelb anregend wirken und deshalb für Besprechungsräume und Speisesäle empfohlen werden).
Die Beleuchtung ist ebenfalls ein wichtiger Faktor: Tageslicht sollte so ausgiebig wie möglich genutzt werden und Reflexe auf den Bildschirmen von Computern sollte man vermeiden.
Lärm wirkt auf viele Menschen sehr belastend und stört ihre Konzentration. Wir sollten rücksichtsvoll sein.
Weitere Aspekte, die ebenfalls unsere Aufmerksamkeit erfordern, sind gute Durchlüftung, Sauberkeit, angenehme Gerüche und geeignete Temperatur am Arbeitsplatz.
